Anda seorang mahasiswa atau pekerja yang sering menggunakan Microsoft Word untuk menciptakan dokumen? Anda sangat sempurna tiba kesini karena disini, anda akan mempelajari bagaimana cara menciptakan dokumen apapun jenisnya dengan cepat serta waktu sesingkat-singkatnya, sehingga tidak ada kata telat lagi anda dan anda bisa meminimalkan waktu berguna anda.
1. Styles
Fitur ini bahkan sudah ada dari Microsoft Word 2003 dan masih sangat jarang orang memakainya. Dengan Styles, kita mampu menyimpan format tertentu dan kita mampu menggunakannya berulang kali. Jika kita memakai styles dan anda ingin mengubah pengaturannya, anda tinggal menggantinya sekali dan seluruh bagian yang menggunakan style tersebut akan ikut berganti.
Sebagai pola pada gambar diatas, saya memakai style Heading 1 untuk “Bab Pertama” dan “Bab Kedua”. Dan anda mampu membayangkan saat anda membuat dokumen berupa laporan, tentu saja akan banyak bab yang mau anda gunakan.
Lalu, bagaimana jikalau tiba-tiba ditengah jalan, anda ingin mengganti penampilan Bab? Misalnya saja anda ingin mengubah alignment atau letak bagian menjadi ke tengah, apakah anda mesti menggantinya satu per satu?
Namun tidak kalau anda memakai Style. Anda cukup merubah pengaturannya sekali dan seluruh “Bab” akan berubah tampilannya sesuai dengan apa yang ada atur. Caranya yakni klik kanan pada style Heading 1 dan klik “Modify…”. Kemudian, aturlah style tersebut sesuai harapan anda. Jika sudah klik OK.
Bisa anda lihat pada animasi di atas, seluruh komponen yang menggunakan style Heading 1 akan berubah. Bisa anda bayangkan betapa banyak waktu yang akan anda irit jika memakai style di dokumen anda. Selain itu, Styles mampu menciptakan dokumen anda lebih konsisten. Sehingga tidak ada satu paragraf pun yang mempunyai pengaturan yang berlainan dengan paragraf lain.
Ada banyak trik yang mampu anda gunakan di Style ini dan kami sudah merangkumnya di postingan bagaimana cara menggunakan Style di Microsoft Word. Anda juga bisa menambah, mengganti, dan menghapus style dan semuanya dibahas di artikel tersebut.
2. Autocorrect
Seperti namanya, Autocorrect dipakai untuk memperbaiki kata yang pengetikannya salah secara otomatis. Fitur ini tentu sungguh membantu kita, namun ketika ini kita ingin menggunakan Autocorrect ini untuk tujuan lain. Autocorrect ini akan kita pakai sepakai penyingkat pengetikan.
Dalam membuat dokumen apapun jenisnya, pasti kita sering mengetik sebuah kata bahkan kalimat yang berulang-ulang. Daripada mengetik kata tersebut secara sarat , kita mampu mendaftarkan abjad yang lebih singkat dan Microsoft Word akan mengubahnya menjadi kata penuh.
Studi kasusnya: Misalnya dokumen yang anda buat banyak memakai kata “Saya” dan anda ingin menyingkatnya. Pertama, klik File > Options. Kemudian, klik “Proofing” dan klik “AutoCorrect Options…”.
Kemudian pada kolom “Replace:”, ketik huruf penyingkatnya. Pada kolom “With:”, ketik kata penuhnya. Pada gambar diatas, ini artinya saat aku mengetik aksara “s”, maka secara otomatis Microsoft Word akan mengubahnya menjadi kata “saya”. Jika sudah, klik tombol “Add” dan klik “Ok”.
Seperti animasi diatas, Microsoft Word secara otomatis mengganti huruf “s” menjadi “saya”. Tugas anda berikutnya yakni mendaftar kata-kata lain yang mungkin sering anda ketik nantinya. Pastinya aneka macam waktu anda terselamatkan dengan memakai trik ini.
3. Find & Replace
Sesuai namanya, fungsi dari Find & Replace adalah memperoleh kata atau kalimat dan mengubahnya dengan yang baru. Hal ini sangat bermanfaat jikalau anda mempunyai kesalahan kata yang banyak di satu dokumen. Misalnya saja ada kata “akademi”, namun kata tersebut salah dan semestinya aksara depannya memakai huruf besar yakni “Akademi”.
Untuk menggunakannya, tekan tombol CTRL + H untuk membuka jendela Find & Replace. Kemudian pada kolom “Find what:”, ketik kata atau kalimat yang ingin anda ganti. Kemudian pada kolom “Replace with:”, ketik kata atau kalimat yang seharusnya. Jika sudah, klik “Replace” untuk mengubahnya satu persatu atau klik “Replace All” untuk mengubahnya semua.
4. Quick Access Toolbar
Quick Access Toolbar adalah Toolbar yang terletak di pojok kiri atas layar anda. Disana, anda mampu mengakses beberapa perintah yang sering kita pakai. Tentu anda mampu memperbesar perintah lain yang sering anda gunakan dengan mudah.
Caranya adalah klik File > Options > Quick Access Toolbar. Kemudian pada panel kiri, pilih perintah yang paling sering anda pakai. Jika sudah, klik “Add >>”. Tambahkan perintah-perintah lain sesuai keperluan anda. Anda juga bisa menghapus perintah di Quick Access Toolbar dengan klik “<< Remove”.
5. Menghafal dan membiasakan memakai Shortcut
Microsoft Word memiliki berbagai perintah shortcut untuk fitur-fiturnya. Sehingga dengan menghafalnya dan sering menggunakannya, banyak waktu yang anda hemat. Lalu bagaimana cara kita menghafal semua shortcut-shortcut tersebut?
Setiap kali anda menggunakan fitur-fitur di Microsoft Word, anda bisa menyaksikan kombinasi shortcut dengan cara arahkan pointer mouse tersebut ke perintah yang ingin anda lakukan. Seperti pada gambar diatas, shortcut untuk menengahkah paragraf yaitu CTRL + E. Makara sebelum anda mengerjakan perintah, lihat dahulu apa shortcut-nya dan gunakan shortcut itu saja ketimbang menggunakannya dengan mouse.
6. Sembunyikan Menu Ribbon dan Menggunakan Focus Mode
Adalah cara yang manis bila sebelum anda mulai menciptakan dokumen anda yang panjang, anda sudah mengendalikan pengaturan styles, ukuran dokumen, margin, dan pengaturan yang lain. Sehingga, anda mampu pribadi fokus menciptakan dokumen tanpa mesti mengganti-ubah lagi pengaturannya.
Di Microsoft Word, anda bisa menyembunyikan sajian Ribbon. Maksud dari menu Ribbon ini ialah menu Home hingga Help. Untuk menyembunyikannya, tekan tombol CTROL + F1. Tampilannya akan jadi seperti ini.
Dengan penampilan ini, anda mampu lebih fokus membuat dokumen.
Selain itu, Microsoft Word juga memiliki “Focus Mode” dimana mode ini hanya memunculkan lembaran putih dokumen saja. Untuk mengaktifkannya, klik hidangan View (1) dan klik Focus (2).
7. Menggunakan kolom “Tell Me”
Jika anda memakai Microsoft Office 2016, 2019, dan Office 365, Microsoft menyertakan kolom gres bernama “Tell Me”. Kolom ini berfungsi untuk mencari perintah-perintah di Word (dan aplikasi Office lainnya) dengan segera.
Seperti animasi diatas, saya hanya perlu gunakan kolom “Tell Me” lalu mengetikkan perintah yang ingin saya gunakan. Dengan cara ini, anda tidak perlu menghafal dimana letak perintah tersebut.
Membuat dokumen apapun jadi lebih cepat dengan kiat-tips ini
Apapun tugas dan pekerjaan anda, tentukan anda tuntaskan dengan segera, supaya anda bisa mengerjakan pekerjaan lain atau anda mampu istirahat. Teknologi memang semestinya kita bisa melakukan pekerjaan lebih efisien dan bukan sebaliknya. Bagi anda yang ingin mencar ilmu Microsoft Word, kami juga mempunyai postingan khusus supaya anda bisa belajar lebih cepat.
Apakah anda mempunyai tips lain? Bagaimana berdasarkan anda artikel ini? Yuk berikan komentarmu di kolom komentar dibawah ini.