Daftar Materi Pembahasan :
- A. Format Surat Bisnis
- a. Blok Penuh (Full Block)
- b. Modified Block
- c. Indented (Semi-blok)
- d. Surat Lebih dari Satu Halaman
- e. Simplified (Sederhana)
- f. Memo
- B. Bagian Surat Bisnis
Secara umum, pengertian surat bisnis adalah suratyang ditulis dalam bahasa formal, biasanya dipakai untuk menulis surat antarorganisasi bisnis atau korespondensi antara organisasi dan pelanggannya serta pihak eksternal lainnya. Surat bisnis biasanya menggunakan bentuk formal berdasarkan pada hubungan antara pihak-pihak terkait.
 |
| Gambar oleh Dirk Wouters dari Pixabay |
A. Format Surat Bisnis
Bagaimana menulis surat bisnis yang baik dan benar? Dalam menulis surat bisnis, kita perlu mengenal format surat bisnis sehingga memudahkan proses penulisan dan mengetahui secara formal format tersebut.a. Blok Penuh (Full Block)
Format full block merupakan format yang paling popular digunakar sekarang ini, sangat mudah diaplikasikan karena semuanya dimula dari margin kiri. Perhatikan contoh berikut.
1. Alamat Pengirim atau Kop Surat
Dalam contoh surat tersebut, suratbdimulai dengan menuliskan alamat pengirim di bagian paling atas. Bentuk tersebut biasanya digunakan dalam surat bisnis individual. Sementara itu, biasanya, surat bisnis antarinstansi ditulis dengan kop surat. Kita dapat menggunakan format surat tersebut untuk bisnis antarinstansindengan mengganti alamat pengirim alamat dengan kop surat.
2. Tanggal
Setelah kop surat atau alamat pengirim, formatnya diikuti tanggal. Jika memakai kop surat, ketik tanggal surat 2-6 baris ke bawah tergantung pada panjang surat. Jika memakai alamat pengirim, sisakan satu baris saja antara alamat pengirim dan tanggal.
Tanggal model Amerika, selalu dimulai dengan bulan, hari, dan tahun. Sebaiknya, penulisan nama bulan jangan disingkat.
3. Alamat Penerima
Jika Anda mengetahui nama penerima, tuliskan di baris pertama alamat penerima. Bisa dimulai dengan status (Bapak, Ibu, Mr., Ms., dan lain-lain). Nama ditulis dengan lengkap: Margaret Edwards atau M. Edwards. Nama penerima diikuti posisi mereka dalam perusahaan atau nama departemen saja.
4. Tanda Baca pada Alamat
Dalam surat bisnis blok penuh, tidak ada tanda baca sama sekali di akhir baris alamat. Jika Anda memilih untuk menggunakan tanda baca, tambahkan koma dalam baris alam kecuali yang terakhir.
5. Baris "Attention" ("kepada")
Menempatkan posisi orang yang ditujun dalam baris "kepada", bisa menjadi pilihan.
6. Salam
Salam tergantung pada apakah Anda tahu nama penerima surat atau tidak. Gunakan "Dear Mr Hoffman". Inisial atau nama pertama biasanya tidak termasuk dalam salam Atau, "Dear" Andrew Hoffman tanpa status.
Jika Anda tidak tahu nama penerima, bisa dipakai pilihan berikut.
- Dear Sir.
- Ladies and Gentlemen.
- Gentlemen (US)/Dear Sirs (UK).
- Dear Madam.
- Ladies.
- Dear Sir or Madam.
- To Whom It May Concern.
7. Isi Surat
Tulis isi surat Anda secara singkat dan langsung. Agar isi surat Anda baik dan benar, tuliskan topik secara terpisah. Dalam format surat bisnis blok penuh, penting untuk memberikan ruang spasi antar paragraf.
8. Kalimat Penutup
Kalimat yang paling umum yang berlaku di AS (US) dan Inggris (UK) adalah sebagai berikut.
- Sincerely. Beberapa pilihan yang lain, tergantung pada situasi Anda.
- Respectfully yours (sangat formal).
- Yours faithfully (surat bisnis UK yang dimulai dengan Dear
- Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam).
- Very truly yours (sopan dan netral untuk US).
- Cordially yours (semi-informal).
- Tanda tangan.
b. Modified Block
Layout ini cukup sering digunakan dalam surat bisnis, bersifat tradisional dan cukup popular.
Lampiran biasanya diketik dua baris di bawah blok tanda tangan dan dengan margin kiri. Jika lebih dari satu lampiran, identifikasi setiap lampiran dengan nomor: Lampiran 1, Lampiran 2.
c. Indented (Semi-blok)
Model surat bisnis indentasi semi-blok sangat mirip dengan modifikasi blok. Satu-satunya perbedaan di antara keduanya adalah paragraf surat semi-blok menggunakan indentasi tab. Model surat bisnis ini masih sering dipakai di banyak negara, jadi bisa dibilang tidak ketinggalan zaman.d. Surat Lebih dari Satu Halaman
Jika ada lebih dari satu halaman surat bisnis, tidak ada kalimat penutup atau tanda tangan di halaman pertama. Halaman berikutnya tidak menggunakan kop surat dan dicetak pada kertas biasa. Sebaliknya, diketik identifikasi khusus, yang disebut "header" atau "judul". Biasanya, (tetapi tidak selalu atau bisa bervariasi) berisi nama penerima, nomor halaman, dan tanggal.Contoh surat lebih dari satu Halaman Standar AS.
Format
- Kop surat hanya digunakan di halaman pertama.
- Tempatkan header berisi nama penerima, tanggal, dan nomor halaman di semua halaman berikutnya, satu inci dari atas halaman.
- Turun tiga spasi atau lebih dari atas halaman di halaman dua (atau lembar kelanjutan lainnya) dan lanjutkan surat Anda dari halaman sebelumnya.
- Jika harus membagi paragraf antarhalaman, setidaknya tulis dua baris pada halaman pertama. Minimum dua baris dari paragraf terbagi di halaman berikutnya.
- Jika paragraf pendek, lebih baik semua dituliskan di halaman dua.
- Setidaknya, terdapat dua atau tiga baris teks sebelum penutup akhir halaman.
- Jangan memaksa menjadi satu halaman jika dengan dua halaman terlihat lebih baik.
- Ikuti format halaman pertama, kecuali header (tanpa kop surat). Semua margin pada halaman berikutnya harus sesuai dengan halaman pertama.
e. Simplified (Sederhana)
Model yang disederhanakan ini digunakan jika Anda tidak tahu status orang yang Anda kirim surat atau saat Anda menulis untuk perusahaan, agen pemerintah, atau organisasi. Status seperti (Mr., Mrs., Ms., Dr.) Salam dan kalimat penutup dihilangkan. Fokus surat adalah isi surat dan apa yang ingin disampaikan, Spasinya sama dengan format blok.
f. Memo
Memo bisnis adalah korespondensi antarkantor yang dikirim antar karyawan di suatu perusahaan atau antar anak-anak perusahaan untuk mengirimkan ide-ide, keputusan, permintaan, atau pengumuman. Memo bersifat lebih pribadi dan lebih formal dibandingkan dengan e-mail, tetapi kurang formal dibandingkan dengan surat bisnis. Biasanya, data kontak perusahaan tidak begitu diperlukan ada di dalam memo karena merupakan merupakan dokumen internal. Memo mirip dengan laporan, tetapi sangat singkat.Bagian Memo
- Judul dan isi.- Isi: pembuka, segmen diskusi dan penutup atau ringkasan (sesingkat mungkin).
- Memo header:
Urutan bisa diubah, subjek bisa diganti dengan "Re" CC (carbon copy) dapat ditambahkan.
Isi Memo
Sama dengan isi surat, dalam meme, tuliskan latar belakang infomasi seperlunya, seperti tanggal, gambaran situasi akhir, dan masalah tindakan yang Anda inginkan dari penerima memo.Memo merupakan dokumen intenal sebagai bagian dari korespondensi bisnis, jadi biasanya gaya bahasa yang digunakan semiformal.
Catatan:
Beberapa memo bisa hanya terdiri satu kalimat. Namun, sebaiknya, memo terdiri singkat dan padat, maksimum dua halaman. Dalam memo, kita bisa saja menulis nama pengirim dekat header dan ditandatangani seperti surat bisnis. Memo bisa berbentuk blok atau indent/semiblok, dengan kop surat.
Jenis memo sangat variatif, misalnya hal-hal sebagai berikut.
- Operasional.
- Keuangan.
- Lingkungan.
- Pengumuman (rapat dan lain lain).
- Permohonan tindakan.
- Formulir.
- Pengarahan.
- Menjawab informasi.
- Laporan perjalanan.
- Aturan berpakaian.
B. Bagian Surat Bisnis
Mengetahui bagian-bagian surat bisnis, hal itu akan memudahkan kita membuat surat bisnis. Selain itu, kita juga akan lebih mudah menyusun surat bisnis yang efektif dan komunikatif.
a. Alamat Pengirim
Biasanya, alamat pengirim tertera di kop surat. Jika tidak meggunakan kop surat, alamat pengirim harus ditulis di bagian atas satu baris di atas tanggal. Tidak perlu menulis nama pengirim karena sudah tertulis di penutup surat. Hal yang perlu ditulis hanyalah alamat, kota, dan kode pos.
b. Tanggal
Baris tanggal dipakai untuk menunjukkan tanggal surat ditulis atau selesai ditulis. Untuk format Amerika, misal June 15, 20xx, rata kiri.c. Alamat Penerima
Meskipun ditujukan untuk perusahaan, sebaiknya surat ditujukan khusus kepada orang yang dimaksud. Kita bisa mencari informasi tentang nama yang dituju dengan menelpon atau berbicara dengan karyawan kantor tersebut,
Tambahkan Ms., Mrs., Mr., atau Dr. Untuk perempuan, pilih yang sesuai, misalnya Miss, Mrs., atau Ms., Jika tidak yakin, gunakan Ms. Jika mereka memiliki gelar Dr. atau lainnya, tambahkan gelar tersebut. Untuk menulis alamat, gunakan format alamat internasional. Ketik nama negara dengan huruf besar. Alamat penerima diketik satu baris di bawah tanggal dan sebaiknya rata kiri, termasuk nama penerima di baris pertama, jalan di baris kedua dan kota, negara dan kode pos di
baris ketiga.d. Salam
Gunakan nama yang sama seperti yang tertera dalam alamat penerima, termasuk status seseorang (Mr. Ms, dan lain-lainj. Jika mengenal yang bersangkutan, diperbolehkan juga jika hanya menggunakan nama depannya untuk menyapa (misalnya Dear July) Namun, pada umumnya, salam tersebut menggunakan Mr., Ms, Mrs, atau Miss diikuti nama lengkap. Setelah salam, berikan satu spasi kosong. Jika tidak mengenal gender penerima, lebih baik menggunakan "To whom it may concern". Disarankan juga memakai nama lengkap di bagian salam jika kita tidak mengetahui gender penerima, misalnya Dear Chris Benneth.
e. Subjek
Subjek dalam surat harus dinyatakan dengan jelas, Dalam menulis surat bisnis, Anda harus mengingat bahwa Anda memiliki tujuan yang spesifik.h. Isi Surat
Di paragraf pertarna, pertimbangkan pembukaan yang bersahabat dilanjutkan pernyataan di hal-hal utama. Paragraf selanjutnya harus dimulai dengan mendukung pentingnya hal utama. Lanjutkan dengan justifikasi dengan latar belakang informasi dan detail pendukung. Paragraf penutup sebaiknya menyatakan kembali tujuan surat dan dalam beberapa hal, serta meminta tindakan lebih lanjut. Berikut empat hal yang perlu diingat dalam menulis surat bisnis.
1. Subjek Surat
Jika subjek dinyatakan lebih spesifik, surat Anda akan lebih mudah dimengerti.2. Penerima Surat
Sika Anda tidak yakin dengan penerima surat, aniggap mereka berpendidikan dan memahami hal logis. Namun, jangan menganggap mereka tahu banyak mengenai subjek yang Anda tulis seperti Anda atau menggeneralisasikan dan melupakan det pentingnya.3. Tujuan menulis Surat
Ketahui apa tujuan Anda menulis surat, apakah untuk mencan informasi, memberi informasi, atau mengucapkan selamat.4. Organisasi Surat
- What (apa) yang Anda tulis: subjek/perihal.- Who (siapalyang Anda kirimi surat: penerima surat.
- Why (kenapajanda menulis surat: tujuan.
i. Penutup
Posisi penutup surat sejajar dengan tanggal surat dan satu baris sesudah isi surat paragraf terakhir, Penutup menggunakan huruf kapital di awal kata saja (misalnya. Thank you). Berikan ruang sebanyak empat baris di antara penutupan surat dan nama pengirim untuk tempat tanda tangan.
j. Lampiran dan Inisial Pengetik
Jika Anda harus melampirkan dokumen tambahan dengan surat bisnis Anda, ketik "Encdosure/s" atau "Lampiran", satu baris di bawah nama pengirim dalam penutupan surat. Hilangkan inisial pengetik jika Anda mengetik surat Anda sendiri.