Di tengah wabah COVID-19 ini, bertambah banyak yang menyarankan untuk kita kerja dari rumah. Dengan kerja dari rumah, kita mampu menjadi hero dengan cara memutus rantai penyebaran virus. Banyak cara kerja dari rumah, namun di postingan ini, aku mencoba menawarkan cara kerja dari rumah efektif dengan aplikasi yang paling sering kita pakai yakni Microsoft Office.
Artikel ini sangat cocok bagi anda kalau anda memang melakukan pekerjaan di kantor yang sering memakai Microsoft Office. Bagi anda seorang pekerja lepas atau freelancer juga cocok untuk memakai tips di postingan ini. Dengan begitu, anda bisa produktif dan bekerja dimana saja. Langsung saja, ini beliau pembahasannya.
Gunakan Office 2013, 2016, 2019, atau Office 365 dan Office Online
Untuk bekerja Online secara optimal, anda bisa menggunakan versi Office diatas. Di postingan ini, aku memakai Office 365. Caranya mungkin sedikit berbeda bila anda menggunakan Office versi lain. Untuk Office Online ini merupakan versi Microsoft Office yang bisa diakses lewat Web. Office Online bersifat gratis dan yang perlu anda kerjakan yaitu buat akun Microsoft. Jika sudah ada, anda tinggal masuk di Office Online.
Mempersiapkan OneDrive
OneDrive yakni salah satu cloud storage yang berfungsi menyimpan file secara online, sehingga bisa diakses dimana saja. Jika anda menggunakan Windows 8 dan Windows 10, OneDrive telah terpasang dan yang perlu anda lakukan yakni masuk dengan akun Microsoft.
Langkah pertama ialah silahkan anda buka OneDrive. Buka Start dan ketik “onedrive” dan tekan enter. Anda juga bisa klik icon awan di taskbar anda untuk membuka OneDrive. Kemudian, anda akan diminta masuk mirip gambar diatas. Klik “Sign In” untuk memulainya.
Kemudian, masukkan alamat email dari akun Microsoft anda. Jika anda belum mempunyai akun, silahkan klik “Create account”. Jika sudah memasukkan email, klik “Sign in”. Selanjutnya, anda diminta memasukkan password. Masukkan password dan klik “Sign in” lagi.
Windows akan menginformasikan anda dimana lokasi OneDrive anda saat ini. Folder tersebut berisi seluruh file yang ada di OneDrive. Semua file yang disimpan di folder tersebut secara otomatis bisa diakses di seluruh perangkat, selama anda Sign in menggunakan akun Microsoft anda. Sangat tenteram bukan? Karena anda tidak perlu menjinjing flash disk lagi dan cukup dengan satu akun untuk mengakses seluruh file yang anda miliki. Jika telah memahami, klik “Next”.
Selanjutnya, OneDrive akan memeriksa 3 folder diatas di komputer anda. Jika anda izinkan, maka folder tersebut akan di backup ke OneDrive. Jika anda mau mirip itu, silahkan centang saja folder tersebut. Jika telah, klik “Continue”.
Kemudian, anda akan disediakan untuk memakai Office 365. Klik saja “Not Now”. Kemudian, anda akan di beri tahu apa saja yang bisa dijalankan di OneDrive. Klik saja “Next” sampai simpulan.
Folder OneDrive akan timbul jika anda telah simpulan mengkonfigurasi OneDrive dengan benar. OneDrive mampu anda akses di File Explorer. Tekan tombol Windows + E untuk membukanya dan folder OneDrive ada di panel sebelah kiri.
Bekerja online dengan Microsoft Office + OneDrive
Setelah aplikasi Office dan OneDrive sudah siap, kini anda mampu mulai bekerja. Pada final postingan, anda akan mampu:
- Membuat dokumen dan menyimpannya di OneDrive, sehingga bisa diakses di perangkat apapun menggunakan Office Online.
- Membuka dokumen di smartphone dengan aplikasi Office dan OneDrive.
- Mengundang orang lain untuk melihat dan atau menciptakan dokumen secara online.
Berikut cara kerja dari rumah efektif dengan Microsoft Office:
1. Membuat dokumen dan menyimpannya di OneDrive serta membukanya dengan Office Online
Untuk memulai, silahkan bekerja di salah satu aplikasi mirip Word, Excel, atau PowerPoint. Sebagai contoh, saya menciptakan dokumen dari salah postingan di situs ini dengan Microsoft Word. Selanjutnya, silahkan simpan dokumen anda di OneDrive. Tekan tombol CTRL + S untuk menyimpan. Secara bawaan, Word akan merekomendasikan menyimpannya di OneDrive. Jika anda ingin menyimpannya di folder lain di OneDrive, klik saja “More save options”.
Anda bisa mengklik OneDrive kemudian menentukan folder yang ada di OneDrive. Jika sudah, klik “Save”.
Jika sudah tersimpan, dokumen tersebut bisa anda susukan di perangkat apapun selama anda ingat akun Microsoft. Misalnya saja anda meminjam komputer anda, yang perlu anda kerjakan adalah membuka browser dan buka situs OneDrive. Seperti gambar diatas, file dokumen berjulukan “Windowsku.docx” tersedia di browser. Anda tinggal klik dokumen tersebut untuk membukanya. Hasilnya yaitu seperti dibawah ini.
Dokumen tersebut aku buka eksklusif melalui browser memakai Office Online. Office Online terdiri dari Word, Excel, PowerPoint, Outlook, dan OneNote. Anda juga bisa mengganti dokumen tersebut layaknya anda memakai aplikasi Office Word. Lalu, apa saja kelebihan dan kelemahan dari Office Online ini? Yuk kita simak penjelasannya.
Kelebihan Office Online
- Bisa diakses di komputer manapun dan browser apapun.
- Gratis, bahkan bagi anda yang tidak memiliki aplikasi Office di komputer.
- Tidak perlu melaksanakan Save, karena setiap pergeseran yang anda lakukan otomatis tersimpan.
- Dapat membuka file PDF.
Kelemahan Office Online
- Tidak semua fitur pada Office di desktop tersedia di Office Online. Contohnya jikalau Word di desktop tersedia sajian Mailings, sedangkan di Office Online tidak ada.
- Office Online hanya mendukung OneDrive dan DropBox sebagai Cloud Storage.
- Dokumen yang disokong yakni file Office dengan ekstensi modern. Misalnya saja anda mempunyai dokumen dari Office 2003 berekstensi “.doc”, maka anda tidak bisa membukanya.
- Tidak bisa membuka dokumen dengan ukuran lebih dari 10 MB.
- Tidak mendukung file Office yang terlindungi dengan password.
Dengan beberapa kekurangan yang dimiliki, Office Online sangat sesuai anda gunakan saat anda ingin mengubah cepat atau beberapa hal di dokumen anda. Jika perubahan yang dilaksanakan cukup kompleks, maka aplikasi Office di komputer mesti anda gunakan. Dan apapun yang anda ubah di Office Online, pasti akan berganti juga di file pada komputer anda selama komputer anda terkoneksi internet.
2. Membuka dokumen di ponsel pintar dengan aplikasi Office dan OneDrive
Mengedit dokumen di ponsel pintar telah bukan mimpi lagi karena Microsoft sudah merilis aplikasinya di Play Store maupun di App Store. Dengan memakai OneDrive, anda juga bisa membuka file yang anda miliki sendiri eksklusif dari ponsel pintar.
Berikut link download untuk aplikasinya:
- Android: OneDrive dan Microsoft Office
- iOS: OneDrive dan Microsoft Office
Disini, saya memakai aplikasi di Android saya. Cara penggunaannya sungguh seperti walaupun anda memakai perangkat iOS seperti iPhone dan iPad.
Setelah anda download, silahkan buka OneDrive dan masuk dengan akun Microsoft anda. Masukkan email dan sentuh tombol panah kanan. Tunggu beberapa dikala dan masukkan Password anda. Jika telah, maka seluruh file di OneDrive akan muncul. Kemudian, anda bisa membuka dokumen yang telah anda buat di komputer dan mengeditnya seperti gambar diatas.
3. Mengundang orang lain untuk melihat dan atau mengedit dokumen secara online
Karena dokumen kita telah tersimpan secara online, itu artinya kita bisa terusan dimana saja dan kapan saja. Bahkan, kita bisa membolehkan orang lain mengakses dan atau mengubahnya. Caranya sungguh gampang sekali.
Klik kanan pada file atau folder yang ingin anda bagikan ke sahabat anda. Kemudian, klik “Share”.
Kemudian akan muncul penampilan mirip diatas. Secara bawaan, file atau folder hak aksesnya adalah bisa di lihat dan juga mampu diubah. Jika anda ingin mengubahnya, klik “Anyone with the link can edit”. Kemudian, hilangkan tanda centang pada “Allow editing”, sehingga orang yang anda bagi file atau foldernya tidak mampu menggantinya dan hanya bisa melihatnya saja. Jika telah, klik “Apply”. Selanjutnya, anda mampu menggunakan e-mail atau anda bisa mengklik “Copy Link” dan link tersebut bisa anda bagikan.
Jika anda buka link tersebut di browser, maka anda akan pribadi menyaksikan file tersebut. Anda mampu mendownload-nya eksklusif. Jika hak aksesnya hanya menyaksikan saja, maka teman anda tidak bisa mengubahnya dan cuma bisa mendownload saja.
Cara kerja dari rumah ternyata sangat gampang bukan?
Bekerja dimana saja bukan cuma mimpi saat ini. Anda mampu melakukannya kapan saja dan dimana saja. Tidak perlu bergantung dengan komputer, bahkan anda bisa bekerja meskipun bermodalkan smartphone saja. Lalu, bagaimana berdasarkan anda? Yuk bagikan komentar anda di kotak komentar di bawah ini.