Table of Contents
B. Otomatisasi Perkantoran
Teknologi perkantoran menyebabkan beberapa pekerjaan kantor menjadi otomatis. Hal yang biasanya dilakukan oleh tenaga manusia mengalami perubahan ke tenaga mesin. Pekerja dituntut untuk dapat memahami semua peralatan kantor modern dan mampu untuk menjalankannya. Persaingan usahalah yang menyebabkan perusahaan menerapkan otomatisasi perkantoran.
1. Hakikat Otomatisasi Perkantoran
Asal mula otomatisasi perkantoran ialah di awal 1960-an, ketika sebuah perusahaan teknologi bernama IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya.
Sebagai bukti nyata, pada tahun 1964-an, IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
a. Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Mungkin di antara kita belum tahu tentang pengertian otomatisasi perkantoran. Pada dasarnya, otomatisasi perkantoran adalah penggunaan sebuah sistem informasi yang dapat memudahkan komunikasi secara formal atau pun informal yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Secara harfiah sendiri, otomastisasi sosial merupakan pergantian tenaga manusia dengan tenaga mesin. Adapun konsep dari otomatisasi perkantoran sendiri, antara lain sebagai berikut.
- Proses yang terjadi sama seperti dengan proses manufaktur, yang selalu mengarah ke otomatisasi.
- Otomatisasi perkantoran mengalami evolusi dari aplikasi-aplikasi terpisah ke aplikasi yang terencana dan terpadu.
- Otomatisasi memudahkan menerima dan mengirim informasi.
- Otomatisasi perkantoran memberikan keuntungan dalam pengambilan keputusan atau kebijaksanaan.
- Otomatisasi perkantoran menjadi pelengkap metode komunikasi tradisional.
Banyak perusahaan yang berusaha melakukan otomatisasi perkantoran terhadap kinerja pegawai atau karyawannya. Akan tetapi, pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatisasi perkantoran,yaitu sebagai berikut.
- Manajer;yaitu orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.
- Profesional;yakni tidak mengelola orang, tetapi menyumbang keahlian khususnya (misal: pembeli, wiraniaga, dan asisten staf khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
- Sekretaris; biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
- Clerical employee (pegawai administratif); melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.
b. Tahap-tahap Penerapan Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran tidak bisa dilakukan secara langsung. Butuh tahapan-tahapan dalam penerapan otomatisasi perkantoran, antara lain sebagai berikut.
- Tradisional; penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan Word processing, faks,telepon,dan lain sebagainya.
- Transisional; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer. Contohnya, antara lain pembuatan database (Oracle,General Ledger (informasi keuangan), EAS (sistem approval elektronik, dan lain-lain).
- Transformasional; merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT). Contoh: teleconference, dan lain-lain.
c. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Penerapan otomatisasi perkantoran (office automation-OA) yang dilakukan beberapa perusahaan memiliki beberapa tujuan. Berikut ini merupakan tujuan diberlakukannya otomatisasi perkantoran.
1) Meminimalkan/penghindaran biaya, komputer tidak menggantikan pekerja saat ini,tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menanngani beban kerja yang bertambah.
2) Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
3) Pelengkap - bukan pengganti-, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional-percakapan tatap muka-, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.
4) Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, satelit,dan lain-lain.
5) Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor. Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
6) Meningkatkan efektivitas pekerjaan, misalnya penggunaan faks atau email sebagai pelengkap surat-menyurat.
2. Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi perkantoran dapat memberikan kemampuan antarmanajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Adapun manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran, antara lain sebagai berikut.
a. Otomatisasi perkantoran ada kaitannya dengan berbagai komponen dalam menangani informasi, dimulai dari input hingga distribusi data. Dengan demikian, pemberian informasi akan lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Perusahaan akan mampu berkompetisi lebih baik.
b. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
c. Pemecahan masalah kelompok/tim.
d. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
e. Pelengkap bukan pengganti.
f. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan.OA tidak akan meng-gantikan semua komunikasi interpersonal tradisional-percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
3. Jenis-jenis Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran akan memudahkan pekerjaan kantor lebih cepat dan lebih akurat. Berikut ini bebarapa jenis otomatisasi perkantoran.
a. Sistem Komunikasi Elektronik (Electronic Communication System)
Sistem ini merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja dan organisasi-organisasi. Aplikasi pada sistem ini antara lain e-mail, voicemail, faksimile, dan bulettin board system. Buletin board system adalah suatu lokasi di jaringan internet yang memungkinkan menyimpan suatu pesan dan selanjutnya dapat diakses oleh orang lain.
b. Sistem Kolaborasi Elektronik
Sistem ini tidak hanya mampu melakukan pertukaran komunikasi dan pesan, tetapi juga dapat menjalankan informasi dan pesan tersebut agar dapat bekerja secara bersamaan. Contoh aplikasi ini adalah teleconference dan telecommuting.
c. Sistem Publikasi dan Pengolahan Imej Elektronik
Suatu sistem di mana pengguna teknologi informasi membutuhkan dokumennya dapat tercetak. Aplikasi yang menunjang sistem ini ialah dekstop publishing, electronic document management,presentase graphic, dan multimedia presentation.
d. Sistem Pengolahan Kantor (Office Management Sistems)
Suatu sistem kantor otomatis yang mendukung karyawan di suatu perusahaan untuk dapat mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Sistem ini ditunjang aplikasi, antara lain dekstop accesories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.
e. Sistem Elektronik Formal
Suatu sistem yang didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis, misalnya perusahaan yang meminta karyawannya harus memiliki SIM.
f. Sistem Elektronik Informal
Sistem yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri.
4. Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
Sebagai penunjang berbagai macam jenis otomatisasi perkantoran di atas, maka harus ada beberapa aplikasi penunjangnya. Berikut beberapa aplikasi penunjang otomatisasi perkantoran.
a. Pengolahan Kata (Word Processing)
 |
| Paket Microsoft Office |
Word proscessing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk dapat berkomunikasi tertulis kepada orang lain lebih efektif. Jenis aplikasi yang sering digunakan oleh banyak orang adalah Microsoft Word.
b. Surat Elektronik (Electronic mail/E-mail)
 |
| Surat Elektronik |
Surat elektronik atau E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang ter-dapat pada telepon konvensional. Pada umumnya, ada dua web e-mail yang sering orang Indonesia gunakan, yaitu G-mail yang dikeluarkan oleh Google dan Y-mail yang dikeluarkan oleh Yahoo.
c. Voice mail
 |
| Voice mail |
Tidak semua perangkat komputer dapat digunakan sebagai voice mail. Komputer harus ada kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika dipanggil.
d. Transmisi Faximile(Fax)
Fax merupakan singkatan facsimile transmision. Faks menggunakan alat khusus yang dapat membaca dokumen dan mampu membuat salinannya sama seperti dokumen.
Saluran komunikasinya menggunakan saluran telepon biasa. Faks ini berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagi dokumen kepada orang lain tanpa mengenal letak dan kondisi geografis. Mesin faks sangat mudah dioperasikan dan diimplementasikan.
e. Konferensi Audio (Audio Conference)
Konferensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.
Audio conferencing adalah aplikasi OA pertama yang masih banyak digunakan. Hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Daya tarik konferensi audio, yaitu sebagai berikut.
a) Biaya peralatan yang diperlukan terjangkau.
b) Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
c) Menghemat waktu persiapan.
f. Konferensi Video (Video Conference)
Konferensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Orang yang berada di suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain pada saat konferensi berlangsung.
Konferensi video ini melengkapi sinyal audio dan sinyal video yang dibagi menjadi tiga, yaitu sebagai berikut.
1) Video satu arah dan audio satu arah.
2) Video satu arah dan audio dua arah.
3) Video dan audio dua arah.
g. Konferensi Komputer (Computer Conference)
Penggunaan jaringan komputer sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.
Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.
Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi di antara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada di kota yang berlainan.
h. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk memasukkan pertemuan-pertemuan,membuat perubahan, menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Biasanya digunakan oleh manajer atau sekretaris. Aplikasi ini hanya menyusun terjadinya komunikasi, bukan mengkomunikasikan informasi.
i. Videoteks
Penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar komputer. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
j. Image Storage and Retrieval
Digunakan oleh perusahaan yang mempunyai volume dokumen yang besar sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis (arsip) untuk tujuan pemahaman masalah yang ada sekarang.
k. Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser. Aplikasi Dekstop Publishing, antara lain sebagai berikut.
1) Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan internal perusahaan, seperti korespondensi dan laporan.
2) Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan, seperti slides, dan overhead transparencies.
3) Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan di luar perusahaan.
Tugas Mandiri
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut ini dengan benar!
- Sebutkan manfaat yang diperoleh perusahan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran!
- Apakah yang dimaksud dengan otomatisasi perkantoran?
- Sebutkan konsep-konsep dalam otomatisasi perkantoran!
- Apakah yang dimaksud dengan sistem kolaborasi elektronik?
- Apakah tujuan otomatisasi perkantoran?