Perkembangan Teknologi Perkantoran - Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP)

A. Perkembangan Teknologi Perkantoran

Pada dasarnya penggunaan teknologi perkantoran, digunakan dalam hal pekerjaan yang berkaitan dengan kegiatan kesekretariatan dan administratif.

Contoh kegiatan tersebut seperti catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat, dan sebagainya.

Seiringdengan berkembangnya teknologi informasi maka kegiatan tersebut dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Oleh sebab itu, penggunaaan komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation/OA).

1. Pengertian Teknologi Perkantoran

Istilah teknologi perkantoran berasal dari dua kata, yaitu 'teknologi' dan “kantor”. Teknologi berarti ilmu tentang keterampilan, sedangkan kantor adalah tempat berlangsungnya pekerjaan (kegiatan administrasi). Teknologi perkantoran itu sendiri adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melakukan tugasnya dalam kegiatan administrasi (Tedja Purnama, 1989: 1).

Pekerjaan kantor berdasarkan artikulasi, adminitrasi meliputi kegiatan mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (Soewarno Handayaningrat,1990:2).

Sementara itu, menurut M.K. Alamsyah (1991: 15) administrasi sendiri memiliki arti sebagai rangkaian kegiatan, seperti mencatat, mengklasifikasi, mengelola, menggandakan, mendistribusikan, dan menyimpan data/informasi untuk tujuan tertentu.

Dari pengertian di atas, kita dapat mengetahui bahwa teknologi perkantoran berkaitan dengan penggunaan peralatan dan mesin-mesin atau teknologi untuk membantu manusia dalam melaksanakan pekerjaan administrasi yang dilakukan di kantor.

Penggunaan teknologi perkantoran dalam sebuah ruang kerja

2. Pengaruh Perkembangan Teknologi Perkantoran

Globalisasi merupakan awal mula perkembangan teknologi perkantoran. Peralatan-peralatan dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan tuntutan perkembangan zaman. Kecepatan informasi dan kinerja harus ditunjang dengan teknologi yang modern.

Sebagai contoh sederhana adalah penggunaan mesin tik dan mesin stensil manual yang mulai digantikan fungsinya oleh komputer dan mesin fotokopi. Kemajuan dan kompleksitas teknologi perkantoran sedikit demi sedikit membawa dampak terhadap pekerjaan itu sendiri.

Kemajuan dan perkembangan teknologi perkantoran sendiri membawa pengaruh besar dalam bidang ketenagakerjaan. Dampak yang dirasakan bukan hanya dampak positif saja, melainkan juga terdapat dampak negatif.

Dampak Postif

a. Meningkatkan mutu tenaga kerja.

b. Meningkatkan gairah dan kedisiplinan kerja.

c. Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja.

d. Meringankan tenaga dan pikiran pegawai.

e. Mempercepat penyelesaian pekerjaan.

f. Menyederhanakan prosedur kerja.

g. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor.

Dampak Postif

a. Mengurangi penggunaan tenaga kerja atau menambah pengangguran

b. Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan tertentu

c. Menimbulkan ketergantungan kepada mesin yang akan menimbulkan keborosan

d. Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya

e. Penggunaan mesin tertentu memerlukan saranapenunjang lainnya yang menambah biaya

3. Peran Teknologi Perkantoran dalam Pekerjaan

Teknologi perkantoran yang canggih akan mendukung pekerjaan administratif yang membutuhkan keakurasian dan kecepatan data. Banyak para pemimpin perusahaan yang membutuhkan teknologi perkantoran modern sebagai pijakan untuk menentukan suatu kebijakan kantor.

Hal itu hanya mungkin bisa dicapai apabila tersedia alat-alat perekam data, pemroses/ pengolah data serta penyimpanan data yang diandalkan. Di sinilah peranan teknologi perkantoran sangat besar bagi suatu perusahaan.

Selain itu, dalam penyajian data (mencari dan memproses data) penyelidikan ilmiah yang dihitung menggunakan mesin lebih cepat dibandingkan dengan tenaga manusia.

Tenaga mesin dalam melakukan pekerjaan tersebut bisa dilakukan dalam waktu hitungan menit saja, sedangkan tenaga manusia mungkin butuh waktu berjam-jam. Alasan lain, mengapa mekanisasi perkantoran berkembang terus adalah menyangkut masalah biaya perkantoran.

Seseorang cenderung percaya bahwa dalam instalasi apa pun karena dan kegunaan yang banyak dari pada mesin-mesin kantor, biaya pekerjaan dapat dikurangi. Namun, telah banyak pembaharuan yang dihasilkan dengan adanya penerapan teknologi modern di perkantoran ini.

Aktifitas Siswa Secara Mandiri

Perkembangan teknologi sangat berperan bagi perusahaan dan bahkan bagi negara. Tulis pendapat kamu pada tabel berikut ini!

4. Jenis-Jenis Mesin Peralatan Kantor

Sebenarnya teknologi mesin peralatan kantor sangat banyak. Ada beberapa peralatan kantor yang sering ditemui di perkantoran, di antaranya sebagai berikut.

a. Mesin Komputer

Komputer Dekstop

Masa sekarang ini banyak kantor yang menggunakan komputer sebagai alat penyokong pekerjaan. Mesin komputer bekerja memakai tenaga listrik dengan kekuatan pengelolaan data yang luas serta bermacam. Komputer sudah mengalami empat kali perkembangan, antara lain sebagai berikut.

1) Komputer generasi pertama (1946-1959) tabung vakum.

2) Komputer generasi kedua (1959-1965) transistor.

3) Komputer generasi ketiga (1965-1971) sirkuit terintegrasi.

4) Komputer generasi keempat (1971-sekarang) microprosesor.

b. Mesin Fotokopi

Mesin Fotocopy

Mesin fotokopi ialah satu di antara mesin kantor yang bertindak sebagai mesin penggandaan. Mesin ini merupakan satu alat penggandaan yang cukup praktis untuk dipakai.

Mesin fotokopi ditemukan pada tahun 1939 oleh Chester Carlson. Atas penemuannya tersebut, penggadaan dokumen tidak memerlukan waktu yang lama. Sebelum adanya penemuan tersebut orang atau perusahaan menggandakan dokumen dengan cara menulis ulang dokumennya.

c. Mesin Faksimile

Mesin faksimile

Mesin faksimile atau lebih dikenal dengan mesin faks adalah mesin komunikasi yang digunakan untuk menyalin dan mengirimkan dokumen yang serupa dengan asilnya.

Mesin ini menggunakan jalur telepon kabel sebagai media pengiriman, yang kemudian diterima mesin faks di lain pihak. Banyak perkantoran modern yang menggunakan mesin ini sebagai media pengiriman dokumen.

Mesin faksimile sudah banyak mengalami perkembangan. Mesin ini sendiri ditemukan pada tahun 1843 oleh Alexander Bain. Penemuannya kemudian disempurnakan oleh Giovanni Caselli pada tahun 1862.

Pada tahun 1851, Frederick Bakewall berhasil menyempurnakan mesin faks penemuan Bain. Pada tahun 1966, mesin faks berhasil dikembangkan oleh perusahan Xerox. Hingga sekarang ini, mesin faks terus mengalami perkembangan dalam hal pengiriman.

Tugas Mandiri

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut ini dengan benar!

1. Apakah yang dimaksud dengan teknologi?

2. Mengapa perubahan teknologi ini dapat mempengaruhi setiap industri?

3. Apakah yang dimaksud dengan teknologi perkantoran?

4. Sebutkan dampak positif dari teknologi perkantoran dilihat dari segi tenaga penggeraknya!

5. Sebutkan dampak negatif dari teknologi perkantoran!

Baca Juga