Pada saat ini, orang dapat melakukan suatu pertemuan bisnis atau rapat dengan rekannya tanpa harus meninggalkan tempat orang tersebut bekerja.Kemudahan tesebut memanfaatkan teknologi teleconference.Komunikasi tersebut meliputi gambar dan suara sehingga pihak pertama dan kedua ataupun ketiga seolah-olah bertatapan langsung antara beberapa pihak yang berlangsung secara interaktif dan real time.
Table of Contents
Rapat merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan.Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.
1. Pengertian rapat
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk pengambilan keputusan.
Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, di mana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan. Berikut ini beberapa pengertian rapat.
a. Rapat Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia:
Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu,sidang,majelis.
b. Rapat Menurut Cut Rozanna:
Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
c. Rapat Menurut Samsir Rambe:
Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati, disetujui bersama.
2. Jenis-Jenis Rapat
Jenis-jenis rapat dapat dibedakan berdasarkan segi peninjauannya,sebagai Berikut.
a. Berdasarkan Tujuannya
Menurut tujuannya,rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis berikut.
1) Rapat Penjelasan (Information Conference)
Rapat penjelasan yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat,tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
2) Rapat Pemecahan Masalah(Problem Solving Conference)
Rapat pemecahan masalah yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk memberikan masukan.
3) Rapat Perundingan (Negotiation Conference)
Rapat perundingan yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang berselisih.
b. Berdasarkan Sifatnya
Menurut sifatnya,rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis berikut.
1) Rapat Formal
Rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat biasanya mendapat surat/pemberitahuan/undangan yang dilengkapi dengan agenda rapat.
2) Rapat Informal
Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
3) Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi.Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
4) Rapat Tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang bersifat rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).
c. Berdasarkan Jangka Waktunya
Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis berikut.
1) Rapat Mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
2) Rapat Bulanan
Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan sebulan sekali dan biasanya membahas kinerja bulan lalu dan merencanakan program bulan depan.
3) Rapat Semester
Rapat semester adalah rapat yang diadakan selama enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.
4) Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.
d. Berdasarkan Frekuensi
Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis berikut.
1) Rapat rutin
Rapat rutin adalah rapat yang ditentukan waktunya (misalnya mingguan,bulanan, tahunan).
2) Rapat insedentil
Rapat insedentil adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal, karena ada masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.
e. Berdasarkan Nama
Menurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis berikut.
1) Rapat Kerja
Rapat kerja adalah rapat para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
2) Rapat Dinas
Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).
3) Musyawarah Kerja
Musyawarah kerja adalah kata lain dari rapat kerja.
f. Berdasarkan Urgensinya
Menurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis berikut.
1) Rapat biasa
Rapat biasa adalah rapat yang dilaksanakan untuk membicarakan masalah-masalah yang sudah dianggap biasa.
2) Rapat penting
Rapat penting adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan dampak penting bagi anggota organisasi/perusahaan tersebut.
g. Berdasarkan Pesertanya
Menurut pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:
1) Rapat Vertikal
Rapat vertikal adalah rapat yang diadakan, di mana yang hadir dalam rapat itu adalah atasan dan bawahan.
2) Rapat Horizontal
Rapat horizontal adalah rapat yang diadakan antara penjabat suatu organisasi/perusahaan yang sederajat.
3. Manfaat dan Tujuan Rapat
a. Manfaat Rapat
Manfaat rapat meliputi berikut.
1) Menyebarkan informasi.
2) Mendapatkan feddback yang diharapkan.
3) Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif.
4) Memberi solusi dari permasalahan yang ada.
5) Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tndakan.
b. Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, meliputi berikut.
1) Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.
2) Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3) Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
4) Agar peserta rapat dapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.
5) Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6) Menampung semua permasalahan dari para peserta rapat.
4. Syarat-Syarat Rapat yang Balk
Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil,setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik.Syarat-syarat rapat yang baik, meliputi berikut.
a.Suasana Terbuka
Suasana terbuka artinya setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapapun. Hindari sikap saling mencurigai dan berprasangka negatif di antara sesama peserta rapat.
b. Tidak Ada Monopoli
Rapat yang baik adalah demokratis. Artinya,tidak ada tindak menindas atau ingin menguasai sendiri.
c. Partisipasi Aktif dari Peserta Rapat
Artinya,tiap peserta rapat aktif ambil bagian dalam jalannya rapat, yaitu harus menjadi pendengar atau pembicara yang baik.
d. Bimbingan dan Pengawasan dari Pimpinan
Rapat yang baik harus terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari ketua/pemimpin rapat.
e. Perdebatan Berdasarkan Argumentasi Bukan Emosi
Dalam sebuah rapat yang dicari adalah suatu kebenaran,bukan perselisihan atau saling menjatuhkan antara peserta rapat.
f. Pernyataan Singkat dan Jelas
Pernyataan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, menuju sasaran, serta jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat.
g. Disiplin Waktu
Rapat yang sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
g. Selalu Ada Kesimpulan
Rapat yang baik adalah yang mampu membuat dibuat kesimpulan atau keputusan bersama.